Сроки хранения документации в многоквартирном доме: что нужно знать

Эксплуатация многоквартирных домов требует тщательного ведения и хранения технической документации. Согласно раздела 10.1 Приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236, сроки хранения различных видов документации могут значительно варьироваться. Рассмотрим основные виды документов и их сроки хранения.

Паспорта зданий и сооружений

• Паспорта памятников архитектуры, истории и культуры: Хранятся постоянно.
• Паспорта иных зданий, строений и сооружений: Хранятся 5 лет после сноса здания.

Документы технического учета

• Технические планы, технические и кадастровые паспорта: Хранятся постоянно.

Документы о переводе помещений

• Документы (заявления, правоустанавливающие документы, планы, проекты, технические паспорта, решения): Хранятся постоянно.

Документы о содержании зданий и сооружений

• Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии: Хранятся 3 года.

Договоры энергоснабжения и коммунальных услуг

• Договоры оказания коммунальных услуг организации: Хранятся 5 лет после истечения срока действия договора или после прекращения обязательств по договору.
• Переписка об оказании коммунальных услуг организации: Хранятся 5 лет.

Документы о подготовке к отопительному сезону и предупредительных мерах

• Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, строений, сооружений к «зиме» и предупредительных мерах от стихийных бедствий: Хранятся 3 года.

Акты ввода в эксплуатацию

• Акты сдачи-приемки ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений: Хранятся постоянно.

Переписка по вопросам эксплуатации

• Переписка по вопросам эксплуатации зданий, строений, сооружений, помещений и земельных участков: Хранятся 5 лет.

Протоколы собраний собственников

• Протоколы собраний собственников помещений в многоквартирном доме: Хранятся постоянно (п. 546)

Примечание. Оригиналы протоколов собраний собственников со всеми приложениями необходимо сдавать в орган государственного жилищного надзора (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). Что же тогда необходимо хранить у себя?
Предлагаем оформить (подписать) несколько экземпляров протокола, сделать копии приложений к ним (если в бумажном виде имеет большой объем – то в электронных копиях (сканы) и хранить комплект документов собрания в месте или по адресу, которые определены решением собрания (чаще всего по месту нахождения управляющей организации, ТСЖ, ЖСК).
Распространяются ли данные требования к сроках хранения протоколов собраний ТСЖ/ЖСК? Прямого указания в Приказе Росархива на это нет. Но по аналогии закона полагаем, что протоколы ТСЖ/ЖСК следует так же хранить бессрочно, либо до момента ликвидации юридического лица, если иной срок хранения не утвержден внутренними документами организации.

Документы по выбору управляющих организаций

• Документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами: Хранятся 5 лет. В случае возникновения споров и разногласий сохраняются до принятия решения по делу.

Заключение

Соблюдение сроков хранения документации в многоквартирных домах является важным аспектом управления недвижимостью. Правильное ведение и хранение документов помогают обеспечить прозрачность и законность всех операций, связанных с эксплуатацией зданий и сооружений. Важно регулярно проверять и обновлять документы, чтобы избежать возможных проблем в будущем.