Общие собрания — рекомендации по проведению. Часть 3 — подготовка

Часть 1
Часть 2

2.4.1. Сроки собрания
2.4.2. Место проведения собрания
2.4.3. Формы собраний
2.5.1. Инициатор собрания собственников
2.5.2. Инициаторы собрания ТСЖ/ЖСК
2.5.3. Собрание по инициативе 10 % собственников
2.6.1. Председатель, секретарь, счетная комиссия
2.6.2. Кандидатуры на выборные должности собрания
2.7.     Документы для утверждения

2.4. Определить сроки, место, время проведения, форму собрания.

2.4.1. Очередное собрание собственников проводиться в течение второго квартала года (п. 1 ст. 45 ЖК РФ). Сроки собраний ТСЖ/ЖСК – в соответствии с Уставом.
Однако согласно Приказа Минстроя России от 07.02.2024 N 79/пр отчетная годовая информация ТСЖ/ЖСК раскрывается в ГИС ЖКХ в 1 квартале, поэтому отчетное собрание ТСЖ/ЖСК рекомендуем проводить до 1 апреля.
Если отчетное собрание проводится в другие сроки, то никаких административных мер и наказаний за это не предусмотрено. Отменить собрание по этой причине нельзя.
Но могут быть негативные последствия в части позднего утверждения тарифов (вместе со сметой ТСЖ/ЖСК) и размещения отчетной информации в ГИС ЖКХ.

Период проведения собрания законом не ограничен. В зависимости от нужного кворума и наличия жителей на месте обычный срок собрания — 1-2 месяца. В летний дачный период проводить собрания не нужно!
Дата очной части собрания – в любой день внутри периода собрания. Можно в начале, что бы люди могли ознакомится с документами и обдуманно проголосовать. По итогам очной части кворум не считается!

2.4.2. Место проведения собрания: при заочной форме — по месту нахождения дома, очная часть собрания (на выбор инициатора) – в помещении правления, во дворе, в подъезде, в другом удобном жителям месте.

2.4.3. Формы собраний – очная (одновременное совместное присутствие), заочное (голосование через бюллетени), очно-заочное (сбор бюллетеней и очное обсуждение повестки собрания). Заочное собрание возможно провести в системе ГИС ЖКХ.
Рекомендуем применять очно-заочную форму собрания, как наиболее простую, удобную и понятную.

2.5. Определить инициатора собраний.

2.5.1. Для собрания собственников — собственник (ч. 4 ст. 45 ЖК РФ), либо организация, управляющая домом по договору управления (ч. 7 ст. 45 ЖК РФ). ТСЖ/ЖСК не заключают с собственниками договор управления, и инициатором собрания собственников быть не могут!!!
Если ТСЖ/ЖСК нужно провести собрание собственников, то инициатором выступает собственник, чаще всего это председатель правления либо иной активный житель.
Если администрация района или иной государственный орган настаивает (принуждает) на проведении собрания собственников, то ТСЖ/ЖСК всегда могут от такого собрания отказаться, сославшись, что не инициаторы по закону.
Если же в доме есть помещения госсобственности (соцнайм), то можете обратно предложить администрации района самостоятельно провести нужное им собрание.
2.5.2. Инициаторы собрания ТСЖ/ЖСК – правление, ревизионная комиссия, член ТСЖ/ЖСК (если в Уставе не указан минимальный процент членов для инициирования). Обычно очередные собрания проводятся правлением.
2.5.3. «Собственники, обладающие не менее чем десятью процентами голосов от общего количества голосов собственников помещений .., вправе обратиться в письменной форме в управляющую организацию или правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, … для организации проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме. В обращении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должны быть сформулированы вопросы, подлежащие внесению в повестку дня собрания.», ч. 6 ст. 45 ЖК РФ.
В этом случае не урегулировано, кто и как формируют все документы собрания – уведомление, бюллетень, протокол, сопутствующие документы.
Если ТСЖ/ЖСК не заинтересованы в итогах такого собрания, то проведут его так, чтобы планируемых итогов и не было.
«Свои» собрания нужно организовывать полностью под «своим» контролем и не доверять чужим лицам, особенного против кого такое собрание.

2.6. Кандидатуры на выборные должности — председатель, секретарь, счетная комиссия, члены правления, ревизоры, совет МКД и т.п.

2.6.1. Протокол собрания подписывается председателем, секретарем и лицами, проводившими подсчет голосов (ст. 181.2 ГК РФ).
Для собраний ТСЖ/ЖСК «по умолчанию» председателем собрания является председатель правления, секретарь и счетная комиссия – из иных членов правления или членов ТСЖ/ЖСК (утонить в Уставе!).
Отдельная счетная комиссия собрания законодательством не предусмотрена! (если иное не указано в Уставе ТСЖ/ЖСК).
Рекомендуем назначать председателя и секретаря собрания в уведомлении о проведении собрания (не выбирать), и сразу наделить их правом подсчета голосов. Отсутствие отдельной счетной комиссии не является основанием для отмены результатов собрания.
Если собрание проводится по инициативе управляющей компании, то председатель, секретарь, счетная комиссия могут быть из числа работников УК.
Требования к секретарю или членам счетной комиссии законом не установлены, поэтому ими может быть любое лицо, даже не имеющее отношения к дому (например, профессиональный организатор собраний, юрист и т.п.). Но что бы не «пугать» жителей, лучше всех «действующих лиц» собрания выбрать из числа собственников, членов ТСЖ/ЖСК.
2.6.2.  Кандидатуры на выборные должности собрания (совет МКД, члены правления, ревизоры) определяются инициатором собрания самостоятельно, если Уставом не определен иной порядок.
Инициатор собрания (в том числе правление ТСЖ/ЖСК) вправе отказать собственнику на включение их кандидатуры в бюллетень без объяснения причин либо по формальным признакам. В случае такого отказа собственник вправе самостоятельно провести собрание с нужной повесткой.

2.7. Подготовить документы для утверждения на собрании (Устав, сметы, отчеты и т.п.)
Ежегодные «стандартные» документы, выносимые на утверждение собрания ТСЖ, указаны в ст. 145 ЖК РФ (рекомендуем эти же документы утверждать на собраниях ЖСК):
· заключение ревизионной комиссии (ревизора) товарищества по результатам проверки годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности
· годовой отчет о деятельности правления
· отчет о выполнении годового плана содержания и ремонта общего имущества в многоквартирном доме
· годовой план содержания и ремонта общего имущества в многоквартирном доме
· отчет об исполнении сметы доходов и расходов товарищества
· смета доходов и расходов товарищества (вместе с размером платежей и взносов).
Дополнительный документы для утверждения: Устав, различные положения о деятельности ТСЖ/ЖСК (о правлении, о ревизионной комиссии, о резервном фонде, о порядке ознакомления с документами и т.п.).
Законом обязательные формы документов не утверждены, поэтому в каждом доме они формируются самостоятельно.